Onboarding w IT – dlaczego jest ważny i jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika

Onboarding w IT jest szczególnie istotnym procesem, bo branżę charakteryzuje duża rotacja pracowników, a każdy specjalista jest na wagę złota. Firmom IT zależy na tym, aby pracownik dobrze czuł się w zespole, był zaangażowany i lojalny tj. zależy im na utrzymaniu pracownika w firmie jak najdłużej. Skąd to wiemy? Z doświadczenia i badań. 

• Raport LinkedIn z 2018 r. dotyczący rotacji pracowników w poszczególnych branżach (1) podaje branżę technologiczną i oprogramowania jako tę o najwyższym współczynniku rotacji – 13,2% (drugie miejsce zajął handel i produkty konsumpcyjne – 13% a kolejne media i rozrywka z 11,4%).  
• W zestawieniu firmy Aon z 2020 roku dla USA sektor technologiczny znalazł się na trzeciej pozycji ze wskaźnikiem rotacji na poziomie 21,3% za handlem i e-commerce – 30,7% oraz rozrywką i mediami – 22,6% (2).

Jak do tego tematu ma się onboarding nowego pracownika?

Z raportów dowiadujemy się, że dobrze przeprowadzony proces onboardingu poprawia wskaźnik retencji pracowników, czyli zdolności firmy do zatrzymania ich w swoich szeregach. Jednocześnie niedbały lub żaden może zniechęcić nowych członków zespołu do pozostania w firmie dłużej.

• W raporcie Brandon Hall Group The True Cost of a Bad Hire czytamy, że organizacje z silnym procesem onboardingu poprawiły retencję nowych pracowników o 82%, a produktywność wzrosła o 70% (3).
• Ankieta Digitate wykazała, że nowi pracownicy, którzy nie mieli pozytywnych doświadczeń w procesie onboardingu byli 2 razy bardziej skłonni do szukania nowej pracy w niedalekiej przyszłości (4).

Zalety onboardingu są jasne. Pierwsze wrażenie można wywrzeć tylko raz. Onboarding to pierwsze zetknięcie pracownika z kulturą firmy, które jest takim pierwszym wrażeniem, trudnym do zatarcia przez długi czas. Warto więc przyjrzeć się mu bliżej, poznać dobre praktyki onboardingu pracownika i przygotować checklistę zadań, które będziemy odhaczać, wdrażając każdego nowego członka zespołu.

Co to jest onboarding?

Onboarding pracownika to proces, w którym pracownik jest zapoznawany ze społecznymi, technicznymi i wydajnościowymi aspektami swojej nowej pracy. Celem onboardingu jest przystosowanie nowo zatrudnionego do miejsca pracy, poprawa jego efektywności i satysfakcji z pracy oraz utrzymanie go w firmie. To skondensowanie tego, czym jest onboarding do krótkiej definicji. W ramach procesu nowy pracownik uczy się o postawach, kompetencjach, kulturze firmy, oczekiwaniach menedżerów wobec zespołów i zachowaniach wymaganych w organizacji, aby ta sprawnie funkcjonowała.

Co firmie i pracownikowi daje dobrze przeprowadzony onboarding?

Zmniejszenie rotacji pracowników i poprawa retencji

Redukcja rotacji i wzmocnienie retencji – takie, wspomniane już wyżej, zalety onboardingu mają poparcie w statystykach.

• Click Boarding w swoim zestawieniu podaje, że 69% pracowników, którzy przeszli przez dobry proces onboardingu, bardziej prawdopodobnie zwiąże się z firmą na trzy lata (5).

Aklimatyzacja pracownika

Aklimatyzacja pracownika w firmie jest dla niego bardzo ważna – nie tylko potrzebuje on zrozumieć, jaka jest jego rola w firmie, ale też jakie role pełnią ludzie wokół niego i na czyje wsparcie może liczyć. Ustalenie oczekiwań firmy wobec pracownika i pracownika wobec firmy rozwiąże wiele wątpliwości, które pojawiają po obu stronach wraz z zatrudnieniem nowego członka zespołu. Pracownik potrzebuje również narzędzi, które pomogą mu w codziennych obowiązkach. Poza tym:

• Ponad ¼ nowo zatrudnionych pracowników odchodzi z firmy w ciągu pierwszych 90 dni (6).

Taki stan rzeczy może być efektem pozostawienia pracownika samemu sobie - sprawdzenia pracownika w myśl „skoku na głęboką wodę” – pamiętajmy jednak, że nie wszyscy są świetnymi pływakami. Zbombardowanie osoby ogromną ilością informacji i obowiązków to też droga do szybkiego wypalenia. I utraty pracownika.

• Koszt utraty pracownika może sięgać 150% jego rocznego wynagrodzenia według szacunków Gallupa (7).

Do tego dołóżmy niższą produktywność firmy, utratę specjalistycznej wiedzy i spadek morale wśród reszty pracowników. Dobry onboarding może przynieść firmie wiele oszczędności.

Szybsze osiągnięcie produktywności pracownika

Im dokładniejsze jest wdrożenie nowego pracownika, tym szybciej może on przystąpić do pracy i osiągnąć produktywność. Jeśli onboarding pozostawia u pracownika wiele wątpliwości i pytań, to poświęci on dużo czasu na poszukiwanie odpowiedzi samemu lub z pomocą innych. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie materiałów wprowadzających, które wyjaśnią mu funkcjonowanie firmy i jego rolę w zespole.

Zaangażowanie pracownika

Zaangażowanie – specjaliści HR wskazują zaangażowanie pracownika jako klucz do wysokiej retencji pracowników. Gdy pracownik zrozumie cele swoje i firmy oraz zobaczy, co organizacja ma mu do zaoferowania, będzie bardziej skłonny zaangażować się w swoją rolę i włączyć w kulturę firmy.

Zaangażowani pracownicy to pracownicy, którzy starają się pracować wydajnie każdego dnia, bo identyfikują się z celami organizacyjnymi firmy. Dla organizacji oznacza to wyższe zyski, niższy wskaźnik rotacji, lepszą jakość produktów, lepsze opinie klientów, niższy wskaźnik absencji pracowników.

Dobre praktyki w onboardingu

Każda firma układa plan wdrożenia pracownika według swoich potrzeb, celów i kultury organizacyjnej. Istnieje jednak kilka dobrych praktyk i ogólnych etapów procesu, które warto uwzględnić w swoim onboardingu.

Preboarding – doświadczenia pracownika przed pierwszym dniem pracy

Czas między zaakceptowaniem oferty pracy przez pracownika i jego pierwszym dniem to tzw. preboarding. Niektórzy uważają, że preboarding zaczyna się już od momentu umieszczenia oferty pracy, ponieważ wtedy kształtują się pierwsze doświadczenia potencjalnego pracownika z firmą. Mail lub krótka rozmowa telefoniczna wystarczą, aby przygotować pracownika do jego pierwszego dnia pracy i dać mu odczuć, że jest oczekiwanym członkiem zespołu. Preboarding można też wykorzystać do załatwienia spraw formalnych i papierkowych. Na tym etapie można pójść o krok dalej i wysłać pracownikowi pocztą pakiet powitalnych gadżetów wraz z harmonogramem jego pierwszego dnia pracy.

Pierwszy dzień pracy

Osoba odpowiedzialna za onboarding wita nowego pracownika i oprowadza go po biurze. Jeśli ma on przydzielonego opiekuna - on angażuje się we wdrożenie swojego podopiecznego. Przygotowuje też dla niego miejsce pracy oraz wszystkie potrzebne rzeczy – klucze, kody, hasła, badge, pakiet powitalny, jeśli nie został przekazany wcześniej, itp. Jeśli w firmie funkcjonuje ścieżka szkoleniowa dla pracowników - przewodniki, wskazówki dotyczące korzystania z urządzeń biurowych, oprogramowania, kanałów komunikacji - to dobry moment, żeby udostępnić ją pracownikowi. O co szczególnie zadbać w pierwszym dniu pracy nowego członka zespołu? O to, żeby czuł się komfortowo. Warto przedstawić wszystkich pracowników i opowiedzieć o ich rolach z firmie. Dobrym pomysłem będzie kawa lub lunch, do udziału w którym zostaną zaproszeni wszyscy pracownicy.

Pierwszy tydzień pracy

Ważne jest, aby w pierwszym tygodniu zaangażować nowego członka zespołu do zadań. Może czuć się nieco zagubiony, ale - i tu rola opiekuna - jeśli otrzymuje wsparcie od osoby, która jest gotowa odpowiadać na jego pytania i pomagać w aklimatyzacji, proces adaptacji do nowej roli przejdzie gładko. Warto umówić nowego pracownika na spotkanie z ważnymi osobami w organizacji, z którymi będzie współpracował. Kierownik działu, kierownicy innych działów, kluczowe osoby w zespole czy prezes - dzięki temu pracownik pozna lepiej strukturę organizacji, a przy okazji dowie się, kiedy, jak, gdzie i z kim planować spotkania. W pierwszym tygodniu rozwijane są cele krótko i długoterminowe oraz realizowane sesje szkoleniowe.

Pierwszy miesiąc pracy

Onboarding pracownika nie kończy się na pierwszych dniach od momentu, w którym stopa pracownika przekracza próg biura. Gdy nowy członek zespołu zaadaptuje się do swojej roli i środowiska firmowego, warto pracować nad jego rozwojem - opracowanie jego ścieżki kariery w firmie będzie elementem angażującym - i poczuciem przynależności do firmy - dobrym sposobem na realizację tego kroku jest organizacja imprez ogólnofirmowych lub spotkań w mniejszym gronie. Najważniejszy w tym czasie jest jednak feedback - rozmawiaj, jak pracownik czuje się w firmie, pytaj, czy ma wszystkie potrzebne zasoby, przyjmuj uwagi, jeśli je kieruje.

Jak długo trwa onboarding?

Zwykle programy onboardingowe trwają od jednego dnia do jednego miesiąca. W idealnym świecie taki proces mógłby trwać trzy miesiące, a nawet rok. Badania przeprowadzone już w 2008 roku (8) wykazały, że wydłużenie onboardingu do roku podnosi wskaźnik retencji, a pracownikom pomaga osiągnąć szybciej produktywność, poczucie komfortu w miejscu pracy i przynależności do organizacji. Monitorowanie postępów pracowników i regularny feedback pozwalają korygować ścieżkę rozwoju pracownika w firmie, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Onboarding to długi i angażujący proces, w którym pracownik poznaje wszystkie aspekty swojej nowej roli i adaptuje się do niej. Szkolenie zawodowe, ustalanie celów, ale też poznanie kultury firmy i innych pracowników pomaga nowo zatrudnionemu szybko zaaklimatyzować się w nowym miejscu oraz pracować wydajnie i bezstresowo.

‍

Źródła:

1. https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-strategy/industries-with-the-highest-turnover-rates
2. https://rewards.aon.com/en-us/insights/articles/2020/retail-sector-wages-are-rising-due-to-higher-employee-turnover-and-e-commerce-demand
3. https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf
4. What the CIO sees—that other people don’t, Digitate 2018
5. https://www.clickboarding.com/18-jaw-dropping-onboarding-stats-you-need-to-know/
6. https://www.hrdive.com/news/why-do-28-of-employees-quit-in-their-first-90-days-poor-onboarding-practi/441139/
7. https://www.gallup.com/workplace/236294/millennials-job-hoppers-not.aspx
8. Getting On Board, The Partnership for Public Service 2008

‍