Wdrożenie nowego systemu ERP w organizacji to zawsze wyzwanie. Użytkownicy zastanawiają się, czy bez wsparcia zewnętrznego poradzą sobie w analizie przepływu danych w systemie zintegrowanym. Księgowa głowi się, czy wszystkie ustawione dekrety są prawidłowe. Główny technolog nie może pozbyć się uciążliwych myśli, czy marszruty i bomy są optymalnie ustawione. Dlatego tak ważne jest, aby mieć solidny zespół serwisowy, który pomoże firmie w kontroli systemu na etapie powdrożeniowym. W tym artykule przyjrzymy się zagadnieniom związanym z wdrożeniem systemu ERP oraz korzyściom płynącym z utrzymania proaktywnego wsparcia serwisowego.
Problemy użytkowników po wdrożeniu systemu ERP
Podczas testowania nowego systemu ERP wszystko wydaje się proste. Jednak po uruchomieniu systemu nawet najmniejsze zakłócenie może skutkować wstrzymaniem fakturowania, załadunku lub rozładunku samochodu czy chaosem w magazynie. Problemy jednego użytkownika mogą generować problemy dla innych użytkowników w organizacji. Wstrzymanie procesu w jednym miejscu może spowodować, że firma odczuje to w realizacji budżetów produkcyjnych, sprzedażowych, co może przełożyć się na płynność finansową przedsiębiorstwa.
Rola proaktywnego wsparcia serwisowego
W trudnym okresie po wdrożeniu systemu ERP nieocenionym wsparciem jest zespół serwisowy. Dzięki jego wiedzy i doświadczeniu możemy uzyskać odpowiedzi na pytania, których nie zadaliśmy podczas implementacji systemu. Oto kilka najczęściej pojawiających się pytań:
- Na jakich raportach finansowych powinniśmy się opierać?
- Jakie raporty logistyczne dostarczą nam informacji o ilości, wartości i etapach procesu logistycznego?
- Jak możemy zidentyfikować odchylenia cen planowanych od cen rzeczywistych produktów?
- Czy liczba i wartość kartotek towarowych w poszczególnych magazynach zgadzają się z raportami?
- Czy mamy procedury weryfikacji wartości magazynu fizycznego z wartością na kontach finansowych?
- Czy finanse zgadzają się z magazynem?
- Dlaczego pewne transakcje nie są widoczne w rejestrach VAT?
- Jak możemy szukać niezgodności w bilansach pomiędzy wymiarami w danej strukturze?
- Kiedy najlepiej przeliczać stan magazynu?
- Jaka powinna być optymalna procedura zamykania magazynu?
- Czy producent udostępnił nowe wersje systemu? Jakie korzyści firmie przyniesie ich wdrożenie? Jak bezpiecznie zaimplementować te zmiany by nie wpłynęły na codzienną działalność?
- Jak wdrożenie nowych technologii dostępnych na rynku może wpłynąć na zwiększenie efektywności, wydajności oraz komfortu pracy użytkowników? Jak synchronizować systemy wizyjne, wplatać oprogramowanie z robotami w bieżące procesy w firmie?
Korzyści płynące z utrzymania proaktywnego wsparcia serwisowego
Utrzymanie serwisu proaktywnego ma wiele korzyści dla organizacji korzystających z systemu ERP. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich:
1. Optymalizacja procesów
Dzięki wsparciu serwisowemu możemy skutecznie zoptymalizować procesy w naszej firmie. Zespół serwisowy pomoże zidentyfikować obszary, w których warto wprowadzić ulepszenia i zautomatyzować zadania. Na podstawie analizy danych i raportów logistycznych można wprowadzić zmiany, które przyczynią się do wzrostu wydajności i efektywności operacyjnej.
2. Rozwój systemu ERP
Proaktywne wsparcie serwisowe pomaga również w rozwoju samego systemu ERP. Zespół serwisowy, mający szeroką wiedzę na temat systemu, wskaże nowe możliwości jego wykorzystania. Dzięki temu firma może nie tylko dostosować system do bieżących potrzeb, ale także wykorzystać go w innowacyjny sposób, zyskując przewagę konkurencyjną.
3. Większe poczucie bezpieczeństwa
Korzystanie z usług zespołu serwisowego, który zna biznes, system oraz najnowsze technologie, daje większe poczucie bezpieczeństwa. W przypadku jakichkolwiek problemów czy wątpliwości, można liczyć na jego pomoc i wsparcie. To pozwala uniknąć potencjalnych strat finansowych i utraty danych.
4. Szybka reakcja na zmiany
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym firmy muszą być gotowe na szybkie reagowanie na zmiany. Dzięki proaktywnemu wsparciu serwisowemu organizacja może łatwo dostosować się do nowych wymagań i trendów rynkowych. Zespół serwisowy sprawnie wprowadzi niezbędne modyfikacje w systemie ERP, aby sprostać wyzwaniom.
Podsumowanie
Wdrożenie nowego systemu ERP jest procesem stresującym i pełnym niepewności dla wielu użytkowników systemu w organizacji. Dlatego tak ważne jest utrzymanie proaktywnego wsparcia serwisowego. Dzięki niemu problemy związane z procesami i danymi mogą zostać szybko rozwiązane, a firma skorzysta z licznych korzyści, takich jak optymalizacja procesów, rozwój systemu ERP, większe poczucie bezpieczeństwa i gotowość na zmiany. Pamiętaj, że zespół serwisowy jest nieocenionym partnerem, który pomoże Ci w osiągnięciu sukcesu i wzrostu firmy.
