Opis rozwiązania
Alokacja i rozliczanie kosztów to zadania pracochłonne i wymagające rzetelnych danych. Szczególnie dla firm produkcyjnych i usługowych te procesy mogą stanowić problem (konieczność wielokrotnego generowania wyników obliczeń do pliku a następnie eksportu do arkuszy księgowania). Co więcej standardowy mechanizm Dynamics 365 nie pozwala na księgowanie lub przeksięgowywanie kosztów, a jedynie ich raportowanie.
Omówienie modułu Alokacji kosztów i rozliczeń
Wynikiem mechanizmu rozliczania kosztów jest finansowy arkusz kalkulacyjny z przelewami na rachunki finansowe i/lub projekty.
Moduł alokacji kosztów i rozliczeń zapewnia widoczność operacyjną niezbędną do podejmowania rzetelnych analiz i świadomych decyzji.
Funkcje alokacji kosztów i rozliczenia
- zdefiniować dowolną liczbę algorytmów/kluczy do rozliczenia kosztów
- zdefiniuj wskaźniki odchylenia
- generowanie alokacji kosztów/alokacji księgowej; przesyłanie zarówno do księgi głównej, jak i transakcji projektowych
- dokonywać rozliczeń według źródła rachunku głównego i wymiarów finansowych, do innych wymiarów finansowych
- określenie zakresu rachunków ujętych w konkretnej definicji rozliczenia kosztów
- określenie zakresu w wymiarze finansowym
- zdefiniować klucze niefinansowe (kilometr, godzina, metr itp.)
- zdefiniuj formuły, za pomocą których należy przeprowadzić rozliczenie kosztów
- rozprowadzać salda rachunku (np. koszty zakupu, odchylenia) w zależności od proporcji użytych materiałów
- wygenerować w księdze głównej niezarejestrowany arkusz kalkulacyjny finansowy z odpowiednią alokacją kosztów w rejestrach rachunkowych/projektach
- zdefiniować kolejność obliczeń zgodnie z definicją (kolejka etapów) — zestawy budowlane zawierające kilka obliczeń ułożonych według specyficznej logiki konwersji
- generowanie wyników obliczeń do wybranej tabeli, np. arkusza wyceny, tabela kursów
Wyzwania
Wdrożenie systemu do automatycznego śledzenia kosztów, który umożliwia precyzyjne przypisanie wydatków do odpowiednich jednostek lub projektów.
Wdrożenie systemu do automatycznego śledzenia kosztów, który umożliwia precyzyjne przypisanie wydatków do odpowiednich jednostek lub projektów.
Firmy często korzystają z różnych źródeł finansowania (np. budżetów, grantów, funduszy). Trzeba śledzić, jakie koszty można przypisać do każdego źródła.
System do zarządzania kosztami powinien umożliwiać elastyczne przypisywanie kosztów do różnych źródeł finansowania oraz generowanie raportów dla każdego źródła.
W dużych firmach lub korporacjach istnieje wiele jednostek, działów czy projektów. Koszty muszą być rozliczane między nimi.
Wykorzystanie narzędzi do alokacji kosztów, które pozwalają na ścisłe monitorowanie przepływu środków między różnymi jednostkami.
Koszty mogą mieć różne kategorie (np. wynagrodzenia, materiały, usługi zewnętrzne). Trzeba umożliwić elastyczne przypisywanie ich do odpowiednich kont.
System do zarządzania kosztami powinien pozwalać na definiowanie własnych kategorii kosztów oraz dostosowywanie ich do specyfiki firmy.
Struktury kosztów i źródła finansowania mogą się zmieniać w czasie. Trzeba śledzić te zmiany i aktualizować system.
Regularne przeglądy i aktualizacje systemu, a także edukacja pracowników w zakresie poprawnego przypisywania kosztów.
Korzyści
Rozwiązanie IT Cost Allocation and Settlement pozwala na precyzyjne przypisywanie kosztów do odpowiednich działów, projektów lub produktów, co prowadzi do lepszego zrozumienia kosztów i zwiększa przejrzystość finansową.
Dokładne informacje o kosztach mogą pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji strategicznych i operacyjnych.
Poprzez lepsze zarządzanie kosztami i optymalizację wydatków, firmy mogą zwiększyć swoją rentowność.
Dzięki dokładnemu przypisywaniu kosztów, firmy mogą lepiej zrozumieć, gdzie są wydawane pieniądze, co pozwala na identyfikację obszarów do optymalizacji i potencjalnych oszczędności.
Wiele branż ma specyficzne wymogi dotyczące alokacji kosztów. Rozwiązanie IT Cost Allocation and Settlement może pomóc w spełnieniu tych wymogów i zapewnieniu zgodności.
Dokładne i szczegółowe informacje o kosztach mogą poprawić jakość raportowania finansowego i zapewnić lepsze zrozumienie wyników finansowych firmy.
