Elastyczne środowisko pracy jako trend, czyli pandemia a praca zdalna i hybrydowa

Pandemia COVID-19 zmusiła wiele przedsiębiorstw do redefinicji modelów biznesowych w zawrotnym tempie. Mowa o części branż, czy konkretnych jednostkach/działach w przedsiębiorstwach (oczywiste, że np. pracownicy produkcyjni nie mieli możliwości przeniesienia pracy z hali produkcyjnej i sprzed maszyn do domów). Przed kryzysem niewielka grupa firm, głównie z sektora technologicznego, mogła pochwalić się efektywnie wdrożonym modelem modern workplace, czyli takim, który uwzględniał efektywną pracę i realizację projektów zarówno w biurze, jak i poza nim. 

Jednak narzędzia do współpracy online i usługi chmurowe, które wzbudzały jeszcze w wielu niepewność związaną z kosztami i bezpieczeństwem, po wybuchu pandemii umożliwiły pracę w trybie zdalnym w wielu działalnościach, również tych, które, jak się wydawało, wymagały interakcji „w cztery oczy”.

Z on-premises do cloud i na home office

Firma badawcza Synergy Research Group, która obserwuje rozwój rynku usług chmurowych, zanotowała znaczny wzrost wydatków przedsiębiorstw na rozwiązania cloud w trzecim kwartale 2020 roku – na przyspieszenie przekształcania modelu on-premises w cloud i sięgania po nowe rozwiązania software'owe miała wpływ właśnie pandemia.

• Wydatki przedsiębiorstw na modele infrastruktury chmurowej (IaaS, PaaS i prywatną chmurę) sięgnęły w drugiej połowie roku 65 mld dolarów – o 28% więcej niż w trzecim kwartale 2019 roku - podała Synergy Research Group.
• Microsoft ze swoją chmurą Azure zanotował kilkuprocentowy wzrost i pod koniec 2020 roku objął ponad 20% światowego udziału w chmurze publicznej.
• Z innego obszaru działalności - pod koniec października 2020 Microsoft ogłosił, że dzienna liczba aktywnych użytkowników aplikacji do komunikacji i współpracy online - Teams - sięgnęła 115 milionów, czyli o ponad 50% więcej niż w kwietniu 2020, gdy Teams zanotował siedemdziesięciopięciomilionowy pik napędzony pandemią (w marcu 2020 Microsoft mówił o 44 milionach użytkowników).

Firmy poszukiwały rozwiązań, które pozwoliłyby pracownikom efektywnie współpracować, komunikować się, spotykać online i modyfikować w tym samym czasie dokumenty i projekty. I znalazły takie narzędzia, wdrożyły je i przekonały się, że działają w trybie home office. Dodatkowo wyposażenie nowego modelu pracy w narzędzia kontrolujące przepływ informacji, dające pełny wgląd w działania i analizujące dane poprawiło doświadczenia pracowników i usprawniło wiele procesów.

Praca zdalna - nowe zjawisko, nowe myślenie

W kontekście plusów i minusów pracy zdalnej - obok negatywnego wpływu, jaki na budowanie relacji i poczucia przynależności do zespołu ma ograniczenie kontaktu między pracownikami tylko do kontaktów online, czy trudności w unormowaniu czasu pracy, pracownicy i pracodawcy wskazują na kilka istotnych korzyści home office.

Pracodawcy zauważają, że:

• pracownicy wykazują się większą produktywnością, pracując z domu,
• zmniejsza się liczba nieobecności w pracy,
• firmy nie muszą ograniczać się do zatrudniania specjalistów z jednej, ściśle określonej lokalizacji,
• redukują koszty operacyjne,
• zmniejsza się rotacja pracowników.

Pracownicy wskazują na:

• lepszy work-life balance,
• elastyczny harmonogram pracy,
• możliwość pracy z dowolnego miejsca,
• oszczędność czasu i pieniędzy przeznaczanych na dojazdy.

Nie ma wątpliwości, że w wielu przypadkach konieczność przejścia na home office przełamała uprzedzenia i technologiczne bariery, które wstrzymywały przed pandemią uznanie modelu pracy zdalnej jako równorzędnej do pracy w biurze.

Co dalej? Elastyczny tryb pracy

Sukces przejścia na pracę zdalną zredefiniował pojęcia metod i miejsca wykonywania pracy. Niemniej pracodawcy nie myślą rezygnować z biur. Większość firm kieruje się w stronę hybrydowego miejsca pracy, gdzie pracownicy wymieniają się w biurach rotacyjnie. Jest to też odpowiedź na sygnały od samych pracowników, którzy zgłaszają potrzebę elastycznego trybu pracy po miesiącach spędzonych wyłącznie na pracy w trybie zdalnym.

• 87% pracowników ankietowanych pod koniec 2020 roku przez PwC w Stanach Zjednoczonych stwierdziło, że biuro jest ważne w kontekście współpracy w zespole i budowania więzi między współpracownikami.
• W raporcie Eurofound czytamy, że ¾ ankietowanych pracowników w Unii Europejskiej przyznało, że chciałoby pracować z domu okazjonalnie, nie cały czas.
• Raport Koalicji Bezpieczni w Pracy podaje, że 47% badanych z polskich firm zgadza się na utrzymanie trybu pracy zdalnej, jednocześnie 43% ankietowanych narzeka na brak bezpośredniego kontaktu, rozmów i spotkań z ludźmi.

Taki hybrydowy model pracy, który marzy się pracownikom i na który przychylnie patrzą pracodawcy, wymaga jednak zmian w organizacji tygodniowego planu pracy, zagospodarowania przestrzeni biurowej oraz nowych sposobów realizacji projektów.

Optymalizacja modelu do modern workplace wymaga także inwestycji w sprawdzone i efektywne narzędzia wirtualnej kolaboracji oraz szkoleń kadry kierowniczej, aby mogła w takim środowisku spełniać dobrze swoją rolę.

Eksperci mówią również o szukaniu sposobów na złagodzenie społecznych efektów izolacji, poprzez łączenie możliwości technologii i empatycznego przywództwa. W takiej sytuacji można spodziewać się zmiany całej kultury pracowniczej firmy.

Jednak szybkie adaptacje narzędzi chmurowych i zmiany w polityce wobec home office, jakie dokonały się wraz z wybuchem pandemii, udowodniają, że model hybrydowy można wdrożyć szybko, tak, aby stał się normą, a nie benefitem, co zadziało się już w przypadku pracy zdalnej. Potrzebne są m.in. otwartość na nowe, rozsądek względem bezpieczeństwa, chęci albo przymus.

‍

Źródła:

• https://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/how-covid-19-has-pushed-companies-over-the-technology-tipping-point-and-transformed-business-forever
• https://www.srgresearch.com/articles/covid-19-boosts-cloud-service-spending-15-billion-third-quarter
• https://www.srgresearch.com/articles/cloud-market-ends-2020-high-while-microsoft-continues-gain-ground-amazon
• https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/10/28/microsoft-teams-reaches-115-million-dau-plus-a-new-daily-collaboration-minutes-metric-for-microsoft-365/
• https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html
• https://www.eurofound.europa.eu/data/covid-19
• http://bezpieczniwpracy.pl/raport-57-proc-pracodawcow-i-47-proc-pracownikow-chce-utrzymania-pracy-zdalnej-po-zakonczeniu-pandemii/
• https://www.gartner.com/smarterwithgartner/are-you-a-hybrid-workforce-champion-or-a-laggard/

‍