Wpływ ERP na ograniczenie marnowania zasobów firmowych

Marnowanie zasobów firmowych

Marnowanie zasobów firmowych odnosi się do nieefektywnego lub nieoptymalnego wykorzystania dostępnych zasobów przez przedsiębiorstwo, co prowadzi do strat finansowych, operacyjnych, a z czasem – nawet wizerunkowych. Mówiąc o zasobach, mamy na myśli nie tylko czas pracy pracowników, ale także surowce, przestrzeń magazynową, kapitał, a nawet dane i informacje. Ich marnowanie zwiększa koszty i przy okazji także zmniejsza potencjał zysku firmy i może negatywnie wpływać na budowaną konkurencyjność na rynku. Szacuje się, że pracownicy średnio „marnują” 50 dni w ciągu roku (Teamstage, 2024), co ma wpływ na ich produktywność, realizację projektów, a także na cały budżet.

Przyczyną marnowania zasobów mogą być m.in.:

• Nieefektywne procesy operacyjne. Przykładem może być nadmierna produkcja, która generuje nadwyżki, niepotrzebnie zajmujące przestrzeń magazynową.  W USA przeprowadzono ankiety, wg. których 46% respondentów wskazało efektywność operacyjną jako najwyższy, biznesowy priorytet (Gitnux, 2023).
• Niewłaściwe planowanie i zarządzanie zapasami. Brak precyzyjnego planowania popytu i zapotrzebowania może prowadzić do sytuacji, w której firma posiada nadmiar lub niedobór zapasów, co z kolei może skutkować marnowaniem surowców lub zasobów finansowych.
• Niskie zaangażowanie lub niewystarczające szkolenie pracowników. 89% pracowników przyznaje, że każdego dnia marnuje czas w pracy (Zippia, 2023).
• Długie lub niepotrzebne spotkania. Szacuje się, że spotkania stanowią 15% całego czasu pracy, z czego nawet 50% z nich dotyczy… nieistotnych tematów (Goldenstepsaba, 2024).
• Przestarzała technologia. Utrzymywanie przestarzałych systemów i technologii może nie tylko zwiększać koszty operacyjne, ale także prowadzić do mniejszej efektywności i wyższego zużycia zasobów. Aż 86% przedsiębiorców uważa, że technologia poprawiła komunikację w zespołach, w tym także w pracy zdalnej, a organizacje korzystające z wideokonferencji mogą zaoszczędzić nawet do 11 milionów dolarów rocznie na samych kosztach podróży (Goldenstepsaba, 2024).
• Brak automatyzacji. Pracownicy marnują średnio ponad 21 dni w roku na wykonywanie prostych lub powtarzalnych zadań (Zippia, 2023). To z kolei zwiększa koszty projektowe, wywołuje frustrację oraz zwiększa  ryzyko wypalenia zawodowego w zespole.

Receptą ERP?

Wdrożenie systemu ERP pozwala na dokładne śledzenie i analizę procesów produkcyjnych, identyfikując obszary, w których dochodzi do nieefektywnego wykorzystania materiałów lub nadmiernego zużycia zasobów. Dzięki temu możliwe jest szybkie wprowadzenie niezbędnych korekt, co przekłada się na zwiększenie wydajności i redukcję kosztów produkcji.

Zaawansowane funkcje planowania i prognozowania, dostępne w systemach ERP, umożliwiają przedsiębiorstwom dokładne dostosowanie poziomu zapasów do rzeczywistego zapotrzebowania rynkowego. Dzięki temu firmy mogą uniknąć sytuacji, w których nadmiarowe zapasy zajmują cenne miejsce magazynowe i generują dodatkowe koszty (a w przypadku produktów o ograniczonej trwałości – ryzyko przeterminowania i konieczności utylizacji).

Warto podkreślić, że systemy ERP mogą również przyczynić się do optymalizacji zużycia energii i innych zasobów nieprodukcyjnych. Poprzez monitorowanie i analizę danych dotyczących zużycia energii, przedsiębiorstwa mogą identyfikować obszary, gdzie możliwe jest wprowadzenie oszczędności, np. poprzez modernizację maszyn czy optymalizację harmonogramów produkcji.

Jak zapobiegać marnowaniu zasobów?

• Optymalizacja procesów. Regularna analiza i optymalizacja procesów operacyjnych w celu zwiększenia ich efektywności.
• Zarządzanie zapasami. Implementacja zaawansowanych systemów zarządzania zapasami, które pomagają w precyzyjnym planowaniu i redukcji nadmiaru.
• Szkolenia i rozwój pracowników. Inwestowanie w szkolenia i rozwój pracowników, aby zwiększyć ich zaangażowanie i efektywność wykorzystania zasobów.
• Modernizacja technologii. Inwestycje w nowoczesne technologie i systemy, które mogą zwiększyć efektywność i zmniejszyć zużycie zasobów.
• Systemy monitorowania i kontroli. Wprowadzenie systemów monitorowania wykorzystania zasobów i kontroli procesów w celu identyfikacji obszarów marnotrawstwa.
• Zmniejszenie biurokracji. Uproszczenie procedur i procesów decyzyjnych w celu zwiększenia efektywności i redukcji marnowania czasu.
• Efektywne zarządzanie przestrzenią. Optymalizacja wykorzystania przestrzeni biurowej i magazynowej w celu zmniejszenia kosztów i zwiększenia efektywności.